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Política de privacidad

Última actualización: 7 de octubre de 2026

En Frontdesk AI («Frontdesk», «nosotros») cuidamos los datos personales con la seriedad que exige el sector salud. Esta política explica qué datos tratamos, para qué, con quién los compartimos, cuánto tiempo los guardamos y cómo puedes ejercer tus derechos, conforme a la Ley 81 de 2019 sobre Protección de Datos Personales de la República de Panamá y su reglamento.

1. Quiénes somos y nuestro papel

Frontdesk AI ofrece a consultorios y profesionales de la salud («clientes») un asistente de WhatsApp con inteligencia artificial que responde preguntas administrativas, agenda, cancela y reprograma citas, y envía recordatorios, junto con un panel web para su equipo.

• Datos de nuestros clientes (el consultorio o profesional y su equipo): Frontdesk es el responsable del tratamiento.
• Datos de los pacientes que escriben al WhatsApp de un consultorio: el consultorio es el responsable y Frontdesk actúa como encargado, es decir, trata esos datos solo para prestarle el servicio y siguiendo sus instrucciones.

Contacto: hello@frontdeskpa.com.

2. Qué datos tratamos

De los pacientes (por cuenta del consultorio):

• Número de WhatsApp y el nombre de su perfil de WhatsApp.
• Los mensajes de la conversación con el asistente y con el equipo del consultorio.
• Datos de la cita: nombre de quien agenda, servicio, fecha, hora, modalidad y profesional; y, si el paciente es menor de edad, su nombre y edad.
• Si el paciente envía un documento o una foto, el identificador que entrega WhatsApp para poder abrirlo; el archivo no se guarda en nuestros servidores.
• Si el paciente asistió o no a su cita y si se anotó en la lista de espera.

El asistente no pide diagnósticos, síntomas, motivos de consulta ni historia clínica, y está instruido para no comentarlos si el paciente los menciona.

De nuestros clientes y su equipo: nombre, correo, teléfono, datos del consultorio (servicios, precios, horarios, dirección), plan contratado, pagos y registros de uso (cantidad de conversaciones y mensajes). Las contraseñas se guardan cifradas de forma irreversible. Los pagos con tarjeta los procesa el proveedor de pagos; nosotros no vemos ni guardamos los datos de la tarjeta.

3. Para qué los usamos

• Responder a los pacientes, agendar, cancelar y reprogramar citas, y enviar recordatorios.
• Avisar al equipo del consultorio cuando un paciente pide hablar con una persona o cuando un mensaje sugiere una posible crisis.
• Mostrar al equipo las conversaciones, la agenda y los avisos en el panel.
• Administrar la cuenta del cliente, su plan y sus pagos, y darle soporte.
• Mantener la seguridad del servicio y cumplir obligaciones legales.

No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad. No usamos las conversaciones de los pacientes para entrenar modelos de inteligencia artificial.

4. Con quién los compartimos

Para prestar el servicio usamos proveedores que tratan los datos por nuestra cuenta y bajo condiciones de confidencialidad y seguridad:

• Meta (WhatsApp Business Platform): envío y recepción de mensajes de WhatsApp.
• Anthropic (Claude): el modelo de inteligencia artificial que redacta las respuestas del asistente.
• Google (Google Calendar): la agenda de citas del consultorio.
• Render: los servidores y la base de datos donde funciona Frontdesk AI.
• Proveedor de pagos (por ejemplo, Tilopay): el cobro de los planes.

Algunos de estos proveedores procesan datos fuera de Panamá, principalmente en Estados Unidos. Elegimos proveedores con medidas de seguridad reconocidas. También podríamos compartir datos si lo exige una autoridad competente conforme a la ley.

5. Cuánto tiempo los guardamos

• Conversaciones y avisos del panel: se guardan cifrados y se borran automáticamente a los 30 días.
• Citas: permanecen en el Google Calendar del consultorio, que es quien decide cuánto tiempo conservarlas.
• Registro de asistencia: se usa para calcular inasistencias de los últimos 6 meses.
• Datos de clientes y pagos: mientras la cuenta esté activa y el tiempo que exijan las normas contables y fiscales.

6. Cómo los protegemos

Usamos conexiones cifradas (HTTPS), cifrado de los mensajes guardados, contraseñas protegidas, bloqueo de cuentas ante intentos fallidos, accesos separados por consultorio y por rol, y registros de cambios. Cada consultorio solo puede ver sus propios datos.

7. Tus derechos

Puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación, cancelación, oposición y portabilidad escribiendo a hello@frontdeskpa.com. Si eres paciente de un consultorio, también puedes dirigirte directamente a ese consultorio; nosotros le ayudaremos a atender tu solicitud. Responderemos dentro de los plazos que establece la ley. Si consideras que no atendimos bien tu solicitud, puedes acudir a la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI).

Para pedir que borremos tus datos, sigue los pasos de la página Borrar mis datos.

8. Menores de edad

Cuando la cita es para un menor de edad, el asistente pide que agende una persona adulta responsable y solo registra el nombre y la edad del menor para la cita.

9. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política. Publicaremos la versión vigente en esta página con su fecha de actualización y, si los cambios son importantes, se lo avisaremos a nuestros clientes.